Ganzheitliche transparente Ressourcensteuerung

auf Gemeindeebene – (k)ein Wunschtraum?!

K.IM. Kirchliches Immobilienmanagement – integriertes Gemeindemanagement

Pfr. Friedhelm Schneider

Originalfassung eines Artikels, Kurzfassung erschienen in "KVI Im Dialog" 1/2008

Die Kirche in Deutschland erlebt derzeit eine Zäsur: man blickt zurück auf satte und sorglose Jahrzehnte. Blickt man nach vorne begegnet man Prognosen immer magerer werdender Zeiten und einschneidender Änderungen. Noch aber – so urteilt mancher Experte – klagt die Kirche auf hohem Niveau. Noch kann sie einen Teil des weiteren Weges beeinflussen – so oder so, positiv oder negativ. Sie kann damit nicht die Großwetterlage der Globalisierung ändern, die mittlerweile hierzulande alle Bereiche des gesellschaftlichen Lebens den Zwängen des Neoliberalismus konfrontiert. Sie kann aber – und das ist die Chance – ihre Handlungsmöglichkeiten aus eigener Kraft für längere Zeit verteidigen und behaupten. Dies – und nur dies und nicht mehr! - kann aber nur gelingen mit einer die eigenen Potenziale – wir reden in diesem Zusammenhang von den materiellen Potenzialen - optimal im Sinne kirchlicher Ziele nutzt. So akzentuiert ist klar: es geht hier bei dem K.IM.- Ansatz nicht darum, die kirchlichen Ziele durch eine nun in die Kirche geholte neoliberale Finanzwirtschaft zu konterkarieren. Sondern darum, die eigenen Potenziale oder deren Wertschöpfung selbst zu nutzen und dies nicht etwa anderen, ausschließlich renditeorientierten Unternehmen zu überlassen. U.a. solches setzt eine Optimierung der Steuerung voraus. Dabei lautet die Frage nicht [1]: darf die Kirche steuern? Die Administration der Organisation Kirche steuert de facto immer die Organisation. Die Frage lautet: steuert sie gut – oder schlecht. Hier geht es um gute Steuerung der Organisation. Eine andere Frage wäre die, ob die Kirche Gott steuern dürfe? Eine Frage, die sich von selbst ab absurdum führt!

Ansätze zur Optimierung der Steuerung der Organisation Kirche

Im Zusammenhang einer Optimierung der Steuerung der Organisation kommt die Bedeutung der Immobilienfragen immer stärker ins Bewusstsein. Dabei stellt die Frage eines Transparenz schaffenden, den kirchlichen Spezifika Rechnung tragenden Immobilienmanagements eine – seitens der Administration bislang immer noch ungelöste - Herausforderung ersten Ranges dar. Sie wäre von entscheidender Bedeutung für die Verbesserung der Steuerung der Gemeinde.
An einer anderen Baustelle des kirchlichen Reformgebäudes arbeitet man schon länger daran, die Steuerungsbasis zu verbessern: im Rechnungswesen. Hier geschieht dies mit dem Wechsel der Buchführung auf die erweiterte Kameralistik oder – mit deutlich höherem Aufwand - von der Kameralistik zur Doppik (etwa in Württemberg oder der EKiR). Beide Ansätze – der des Immobilienmanagements und der des Rechnungswesens laufen bislang unverzahnt, obwohl sie wichtige Schnittmengen beisitzen. Am auffälligsten und schnell deutlich spürbar sind die Abschreibungen oder Rückstellungen für Instandhaltungen der Gebäude. Eine Größe, die die gemeindlichen Haushalte teilweise beträchtlich belastet oder belasten wird. Bei dieser Schnittmenge können beide Ansätze miteinander konkurrieren – wobei die unbestrittenen Qualitätsvorteile der Priorisierung des Immobilienmanagementansatzes leider noch wenig im Bewusstsein der Gemeinden und der Administration angekommen sind. Sie sollen im folgenden Artikel beschrieben werden.

Die Bedeutung der Immobilienfrage im gemeindlichen Haushalt

Im Rahmen des Haushaltsstils der gemeindlichen Kameralistik haben die Gebäudebetriebskosten scheinbar einen zu vernachlässigenden Anteil. Im ordentlichen Haushalt werden allein die "Sachkosten" unter dieser Bezeichnung geführt. So war ich selbst über die Bedeutung überrascht, als wir bei einem modellhaften Projekt in der EKHN im Jahr 2004 den tatsächlichen Umfang nach DIN berechneten und auf extrem hohe Werte im Verhältnis zum Haushaltsvolumen [2] stießen.
Ähnlich verhält es sich hinsichtlich der Bauunterhaltung. Im ordentlichen Haushalt werden normalerweise lediglich die Ausgaben für die sog. "Kleine Bauunterhaltung" gebucht, selten die der "großen" Bauunterhaltung. Was fehlt ist die Transparenz über den Gebäudezustandsgrad, den Instandhaltungsstau der Objekte sowie eine Prognose über zukünftig realistischerweise zu erwartende Instandhaltungsmaßnahmen und deren Kostenvolumen.

Die Bedeutung der Immobilienfrage in der gemeindlichen Realität...

ist demgegenüber sehr hoch – umgekehrt proportional zum Eindruck, den der ordentliche Haushalt bislang vermittelt. Dies gilt wie in monetärer, aber auch in nicht-monetärer Hinsicht. Drei Fragen schälen sich als zentral heraus:

der Effizienzfrage oder die Frage oft hoher Betriebkosten (nach DIN). Bei unseren ganzheitlichen Ressourcenanalysen vollständiger Kirchenkreise haben wir durchschnittlich Werte um ca. 35% (Anteil der Gebäudebetriebskosten am Haushaltsvolumen). Die Bandbreite der Anteile solcher Betriebskosten streut aber von 10 bis 50%. Das ist ein klarer Hinweis auf hohe Einsparpotentiale. Zum andern ist das – und das halte ich für noch weit wichtiger! - für die hohe Bedeutung eines guten Managements. Denn die Gemeinde mit den Bestwerten erreicht diese nicht etwa infolge eines zuvor erfolgten großflächigen Gebäudeverkaufs. Im Gegenteil: sie hält noch den ursprünglichen Bestand! Der Grund des Bestwerts liegt also im exzellenten Management!!!

der Risikofrage: die Frage, ob die Gemeinde in der Lage ist, die Mittel für erforderliche Instandhaltungen im üblichen Instandhaltungsturnus der Bauteile aufzubringen. Aus individueller Begutachtung erhellt, dass Rückstaus von Objekt zu Objekt und Gemeinde zu Gemeinde sehr unterschiedlich ausfallen. Aus diesem Grund ist eine wirklichkeitsnahe Betrachtung von größter Bedeutung. Hier ist u.a. die Unterscheidung zwischen Werterhaltung und Nutzungserhaltung hilfreich.

Der Frage der Effektivität: ob noch alle Gebäude ihrer ursprünglichen Zweckbestimmung gemäß genutzt werden (sollen). Oder ob ungenutztes Immobilienvermögen zum Ausgleich rückläufiger Steuereinnahmen nicht in ertragbringende Anlagen transformiert werden ? Fragen, die bislang vorwiegend bei rückläufiger Gemeindegliederzahl und bei Fusionen auftaucht, aber insgesamt gerne gemieden werden. In welchen Fällen hilft schon gutes Management (deutlich weiter)? Wo sind aber derartige weitergreifenden, vielfach ungewünschten Fragen sachlich angebracht? Auch hier können entsprechende Berechnungen weiter helfen. [3]

Fazit: alle drei Bereiche Betriebskosten (FM), Gebäudezustand und Strategie sind unverzichtbar für ein kirchliches Immobilienmanagement. Die Ergebnisse aus allen drei Analysen bieten ein genaues Bild und lassen die Konturen eines Handlungskorridors entstehen, den die Gemeinde dann durch entsprechende Entscheidungen ausfüllen kann.

Kosten des Fehlens von Immobilienmanagement

In den Gemeinden, aber auch in Verwaltungen, dominiert ungebrochen der Eindruck, erst dann, wenn man für eine Beratung oder aber Datenermittlung Geld ausgebe, entsünden Kosten. Das ist zwar richtig, aber doch bestenfalls die halbe Wahrheit. Denn auch das aktuelle, vielfach wenig effiziente System des Gebäudemanagements verschlingt Kosten, die allerdings oft verdeckt oder verscheiert sind hinter

Mehrausgaben im ordentlichen wie außerordentlichen Haushalt infolge unerkannter und ergo unausgeschöpfter Rationalisierungspotenziale
erhöhten Instandhaltungsausgaben (z.B. Bei der "Feuerwehrstrategie") bei unerkannten oder zu spät erkannten baulichen Risiken
Wertverlusten bei Fehlinvestitionen (z.B. Investitionen in Gebäude, die dann vor Ablauf der Abschreibungszeit abgestoßen werden)
Wertverlusten infolge der Differenz zwischen Sachwert und Marktwert bei Gebäudeabgaben
u.s.w., u.s.w.

Hinzu kommen Kosten infolge von Informationsdefiziten, die nicht nur monetär zu bewerten sind:

sie verursachen auf der Ebene der zentralen Verwaltung Steuerungsdefizite und führen zu Fehlallokationen von Mitteln und/oder setzen falsche Steuerungsimpulse an die Gemeinden
Gemeindeseitens kommt es zu Unsicherheit in emotional belasteten Entscheidungssituationen, die vielfach Frust und Konflikten bei den Beteiligten bewirken

Wenngleich alle diese Kosten beträchtlich sind, werden sie – unabhängig vom Haushaltsstil - meist erst bei einschlägigen Analysen transparent. Bis dahin bleiben Sie in monetärer oder in der Form nicht-monetärer Kosten.

Kosten und Probleme der Einführung eines Immobilienmanagements

Wir sagten: das Fehlen von Management ist teuer. Trifft das gleiche nicht auch auf das Erstellen eines Managementsystems zu? Worin liegt genau das Problem?

Was strategisches Immobilienmanagement in der Kirche sei, darüber kann man sich verbal immer besser verständigen. Die Konturen werden immer deutlicher. "Kirchliches Immobilienmanagement" [4] setzt sich als Tendenz durch. Leider sind mit den selben Begriffen nicht immer die selben Inhalte bezeichnet...

Die Konzeption eines strategischen Immobilienmanagements ist das eine, deren Verkoppelung mit einem für die Verarbeitung großer Datenmengen erforderlichen Informationssystem ein anderes. Klar ist: ohne eine Software läuft bei den zu bewältigenden Informationsmengen nichts. Klar dürfte auch sein: eine derart wie oben beschriebene spezifizierte Software, die die Effizienz-, die Risiko- und die Effektivitätsfrage (Fm und CREM) gleichermaßen beantwortet, gab es bislang nicht.
Dazu ein kurzer Rückblick: die Frage Software dominierte schon die erste Phase der innerkirchlichen Verständigung über Immobilienmanagement unter dem Titel „Facility Management“ in Bad Boll in den Jahren 2002 und 2003. Das Fazit der damaligen Tagung ließ sich auf den Nenner bringen: es gibt keine passende Software! K.IM. hat das damals zum Anlass genommen, im Rahmen seiner Projekte mit Softwareprodukten aus dem Immobilien-, aber auch aus dem Bereich zielorientierter Steuerung zu experimentieren [5]. Erkenntnis: entsprechend dem jeweiligen operativen Anwendungsgebiet fällt die Datenbank und -bearbeitung der jeweiligen Software aus: sei es Architektensoftware mit Grunddaten des Gebäudes (bis hin zu Planzeichnungen in CAD-Format oder Visualisierungen), sei es die sich aus der Gebäudesituation ergebenden Kosten- und ggf. Ertragssituation in CAFM-Format, sei es der Bauzustand des Gebäudes und seine weitere vorausschauend beurteilte Entwicklung, sei es die Frage von Vermietungen und Hausverwaltung. In der Kirche kommt aber alles dies vor (s.o.), freilich in einem oftmals sehr spezifischem Umfeld. Und darüber hinaus wird noch mehr gebraucht wie die Effektivitätsanalyse zeigt. Wofür sich also entscheiden? So lautete lange die Frage.

Das Fazit unserer Analysen lautete damals: aus kirchlicher Sicht handelt es sich um Lösungen, die jeweils nur Teilaspekte der kirchlichen Fragestellungen bearbeiten. Sie stellen also partielle Lösungen sind für die Bearbeitung der Aufgaben der Gemeinde alleine eben auch nur partiell aussagekräftig. Und zwar zum einen wegen fehlender Breite der Bearbeitung und zum anderen (allermeist) fehlenden Datenauswertungen in Form von Steuerungskennziffern. Denn letztere sind in unserem Falle eben kirchspezifisch (und nicht vermieterspezifisch um nur ein Beispiel der Monofunktionslösungen zu nennen). Diese Produkte sind aus diesem Grund auch in Erstellung und Pflege in der Regel finanziell relativ aufwändig und weisen damit ein schlechtes Kosten-Nutzen-Verhältnis von Herstellung, mehr aber noch von Datenpflege auf. In der theoretisch möglichen Addition mehrerer Produkte sind sie in jedem Fall zu teuer.

Etwas Empirie: Wo ein solches monofunktionales, nicht strategisches Produkt auf Kirchenkreisebene eingeführt ist – an wenigen Stellen ist dies der Fall - wird schon heute über unverhältnismäßig hohe bzw. letztlich nicht tragbare Pflegekosten geklagt. Geklagt wird sicherlich eines Tages über die Berge von Daten, die aber immer unvollständig sein werden, kaum je einen konkreten Zeithorizont wiederspiegeln, nie durchgängig aktuell und weit überwiegend nie gebraucht, also immer unzuverlässig sein werden - wie die Datenfriedhöfe der 60er Jahre in der Stadtplanung oder die damaligen sogenannten Managementinformationssysteme.

Fazit: Eine adäquate Immobiliensteuerung ist aufgrund der im Veränderungsprozess immer wieder sichtbaren hohen Verluste unbedingt geboten. Aber auch die Entscheidung für ein Informationssystem stellt ein Problem dar: Droht auf der einen Seite der Abgrund der Verluste durch Steuerungsdefizite, so auf der anderen Seite der durch Verluste eines nicht ausgereiften, und damit in Herstellung und Pflege (!) teuren Informationssystems mit schlechtem Kosten- Nutzen-Verhältnis. Bildlich gesprochen: man befindet sich also auf einer Gratwanderung, bei der verschärfend der Aufzug eines Gewitters hinzu kommt. Was heißt: es besteht Eilbedürftigkeit, denn schon sind die ersten Mitglieder der Seilschaft nass geworden. Denn der durch ein entsprechendes Management zu steuernde Veränderungsprozess des Gebäudebestandes in den Gemeinden ist in Gang und hat bereits vielfach zu – oft vor Ort nicht immer wahrgenommenen Verlusten – geführt. Man darf jetzt keine Zeit mehr verlieren und bekannte Modellprojekte [6] mit neuem Namen immer wieder zu wiederholen und altbekannte Resultate dem Publikum als Novitäten verkaufen. Man sollte jetzt auch nicht mehr zeitaufwändig ein neues Softwareprodukt programmieren lassen und zur Datenaufnahme schreiten, bevor das Produkt überhaupt getestet ist. So macht man Gemeinden zu Versuchskaninchen. Jetzt ist Zeit zu handeln. Und es gilt richtig zu entscheiden. Ob das gelingt, wird aufgrund der oben geschilderten Lage anschließend von den Rechnungsprüfungsämtern bezüglich der Wirtschaftlichkeit von Maßnahmen mit großer Aufmerksamkeit verfolgt werden... Schon jetzt ist erkennbar, dass einer solchen Prüfung nicht alle Entscheidungen der landeskirchlichen Verwaltungen werden standhalten können.

Form und Inhalt einer idealen Steuerungsinformationen für das gemeindliche Ressourcenmanagement

Wie müsste ein Informationssystem aufgebaut sein, was müsste es enthalten?

in puncto Immobilienmanagement: eine Kombination aus Effizienzanalyse
(Betriebskostenanalyse (incl. Energiepass + Vermietungen), Risikoanalyse (Zustandsgradanalyse) und Effektivitätsanalyse (strategischer Analyse mit der Angabe von Indikatoren für Veränderungsbedarf)
in puncto Informationstechnik: ein dynamischer Aufbau erlaubt und ermöglicht einen
durchgängigen Datenfluss in der gesamten Breite. So führt eine Veränderung im Energiepass (bzw. die Durchführung einer Dämmmaßnahme) simultan zu einer aktualisierten Haushaltsprognose
in puncto Bearbeitungstiefe: ein Produkt das belastbare, valide Zahlen liefert und
dabei dennoch die Gefahr hoher Erstellungs- und Pflegekosten vermeidet
in puncto Systemintegration: eine Software, die in die kirchlichen Abläufe und
Strukturen optimal integriert ist. Um nur ein, aber auch wirklich nur ein (!) Beispiel unter vielen anderen zu erwähnen: das der Kompatibilität der Daten sowohl mit der Kameralistik als auch der Doppik (Stichworte: Haupt- und Nebenkostenstellen, Gebäudebewertung).

Vor 5 Jahren begannen wir bei K.IM., uns dieser Aufgabe zu stellen und Produkt entwickeln zu lassen, das genau diese Kriterien voll erfüllt. Sukzessive Modul für Modul aufgebaut und erweitert, liegt es heute erprobt und komplett verfügbar in den Modulen Effizienzanalyse oder FM (Betriebskosten und Erträge; Vermietungsanalyse; Energiepass), Risikoanalyse (Analyse des Zustands der Gebäude) und strategische Analyse oder CREM (Effektivitätsanalyse) vor. Ergänzt wird das Programm durch ein Modul für die Zentrale Steuerung, mit ihren ganz eigenen Aufgaben- und Fragestellungen.

Wirklichkeitsgetreu, ganzheitlich, zukunftsorientiert

Wichtig ist ein ergänzendes 'Modul Haushaltsanalyse' zur Vervollständigung der Ressourcenanalyse. Dazu nur kurz: es wertet die Ergebnisse der kameralen kirchlichen Buchführung unter Verzicht auf den doppischen Rechnungsstil dennoch doppisch, also z.B. nach Kostenstellen, aus. Es handelt sich um eine Form der "erweiterten Kameralistik".

Ergebnis:

die gesamte Ressourcenplanung der Gemeinde kann durchgängig transparent, wirklichkeitsgetreu (!) gemäß dem aktuellen und zukünftig zu erwartenden Ressourcenverbrauch abgebildet und langfristig gesteuert werden.
Verantwortung und Kompetenz können problemlos nach unten delegiert werden
Die Vorgänge und Fragen des Immobilienmanagements (s.o.) werden noch einmal deutlich schärfer herausgearbeitet und unterstützt.
eine äußerst verständliche Darstellung der Sachverhalte trägt zur Versachlichung von Diskussionen bei, die vordem eher emotional bestimmt waren
Erfolgspotenziale können erkannt und ausgeschöpft werden

Neben hoher Wirklichkeitstreue ist das Fehlen von Kolalateralerscheinungen bei einer Einführung des doppischen Rechnungsstils wie Belastung des Personals, Überforderung von Laiengremien oder hohe Umstellungskosten vermieden. Denn praktisch heißt das: die bisherigen Arbeitsprozesse der Verwaltung bleiben unverändert, werden aber ergänzt durch zusätzliche "doppische" Auswertungen, also den Steuerungsinformationen für die Entscheidungsgremien. Infolge verfahrensinhärenter Gesichtspunkte, aber auch unterschiedlicher K.IM.- Rationalisierungen wie z.B. Datenimportmöglichkeiten etc. kann eine solche Dienstleistung zu einem Preis angeboten werden, der in der Regel nicht wesentlich über dem eines einzelnen Moduls einer Monofunktionslösung (s.o.) liegt! Und das bei zusätzlich spürbar geringeren Pflegekosten!

Wie weiter?

Ist in dieser Weise das Ressourcenmanagement ganzheitlich erfasst und dargestellt, ist ein wichtiger Schritt hin zu einem umfassenden Gemeindemanagement getan. Dann fehlt allerdings noch ein entscheidendes Element – das der gemeindlichen Arbeit selbst. Diese Einbeziehung stellt den gerade für einen Pfarrer interessantesten Teil des Konzepts dar. Es ist allerdings auch der anspruchsvollste. Wir bitten um etwas Geduld...

[1] Thomas Begrich bei einem Vortrag auf der Tagung Kirchliches Finanzmanagement X am 17./18.01.08 in Bad Boll

[2] Friedhelm Schneider, “Modellprojekt Kirchliches Immobilienmanagement – Analyse des Gebäudebestandes”, in: Wolfgang Nethöfel, Klaus-Dieter Grundwald (Hrsg.), Kirchenreform jetzt!, Schenefeld 2005, S. 261ff.

[3] Friedhelm Schneider, Kirchliches Immobilienmanagement – zukunftsweisender Umgang mit kirchlichen Gebäuden, Darmstadt 2004, S. 56.

[4] Von uns entworfener Begriff und seit 2001 Unternehmensbezeichnung.

[5] Friedhelm Schneider, Kirchliches Immobilienmanagement – zukunftsweisender Umgang mit kirchlichen Gebäuden, Darmstadt 2004, S. 74f.

[6] In Friedhelm Schneider, Chancen eines professionellen kirchlichen Immobilienmanagements, Dt. Pfarrerblatt 5/2005, S. 238f werden Ergebnisse veröffentlicht, die dann später in anderen Projekten - ohne zusätzlichen Erkenntnisgewinne - wiederholt werden.

Eine Kurzfassung des Beitrags von Pfr. Friedhelm Schneider ist in "KVI Im Dialog" 1/2008 erschienen: www.kviid.de.

Der Autor Friedhelm Schneider, Jahrgang 1956 - auf das Studium der Theologie u.a. In Heidelberg, Tübingen, Montpellier folgte ab 1982 der Gemeindepfarrdienst. Anschließend zusätzliche Abschlüsse (u.a. Immobilienfachwirt IMI) und Arbeit an der Thematik Immobilien- und Finanzmanagement ab 1992 innerhalb und außerhalb der kirchlichen Verwaltung. Modellprojekte mit Grundlagenforschung und entsprechende Veröffentlichungen u.a. "Kirchliches Immobilienmanagement – zukunftsweisender Umgang mit kirchlichen Gebäuden", Darmstadt 2004. Im Jahr 2001 Gründung von K.IM. (C) Kirchliches Immobilienmanagement. Auszeichnung mit dem Dt. Bauherrenpreis 2002 als Geschäftsführer der ÖWD, Ökumenischen Wohnhilfe Darmstadt gGmbH.

Linktipp:

K.IM. Kirchliches Immobilienmanagement:

www.k-im.net